ビジネスでの英語の電話対応！今すぐ使えるフレーズ集を紹介
英語学習のプロの意見 : 1
今後英語で電話対応をする可能性があり、きちんと受け答えができるか不安に感じていませんか。すでに仕事で英語を使っている人は、電話が鳴る度に「外国人だったらどうしよう」とストレスを感じているかもしれません。
しかし、焦らなくても大丈夫です。英語での電話対応には、定番の流れやフレーズがあります。本番を想定した実践的な練習をしておけば、自信を持って対応できるようになりますよ。
この記事では、取引先からの外線や社内での内線など電話で使う基本の英語フレーズを紹介します。実際のシチュエーションを想定した例文を参考にして、自然な電話の流れを学んでいきましょう。
【ビジネス向け英語フレーズ】電話に出るときの対応
ビジネスシーンで電話に出るときに便利なフレーズを紹介します。
複数のフレーズを紹介しますが、自分にとって使いやすいものを選び、自然と口からでるようになるまで何度も繰り返して練習することをおすすめします。
ご自身が仕事で電話対応をしているシチュエーションを想像しながら、自分流にカスタマイズをして覚えましょう。
電話に出て名前・自社名を名乗る
日本語の「もしもし、〜です。」にあたる部分です。ここでは「挨拶・部署名や会社名・自分の名前」の3点を伝えてください。
内線電話がかかってきた場合は、以下のように対応します。
- Hello, Investment Banking Division, Ken speaking. もしもし、投資銀行部門の ケン です。
名乗るときは、「〜 speaking」と伝えます。「This is 〜」と表現しても構いません。
「I’m〜（名前）」は対面で名乗る際に使う表現のため、不自然な印象を与えてしまう可能性があります。「I'm～」は使わないように気をつけましょう。
また、外線電話がかかってきた時の対応も説明します。「Thank you for calling 会社名」で挨拶と会社名を伝えることが一般的です。
余裕があれば、「How can I (May I ) help you?」（どういったご用件でしょうか？）と聞いてもいいでしょう。
- Hello, This is Ken Tanaka from A Corporation. もしもし、A社のタナカケンです。
- Thank you for calling A Corporation. This is Yuko speaking. お電話ありがとうございます。A社のユウコです。
- Hello, A Corporation, Jun speaking. How can I help you? お電話ありがとうございます。A社のジュンです。ご用件をお伺いします。
- Hello, A Corporation, Kana Hayashi speaking. May I help you? お電話ありがとうございます。A社のハヤシ カナです。ご用件をお伺いします。
相手の名前・役職・会社名を聞く
話し相手が誰か分かることで、話の流れが掴みやすくなります。
カジュアルな言い方とフォーマルな言い方の2通りを紹介します。社外・社内や相手の声のトーンに合わせて使い分けられるといいでしょう。
【カジュアルな言い方】
- Who am I speaking with? どちら様ですか？
- Can I get your name, please? 名前を教えてください。
【フォーマルな言い方】
- May I have your name, please? お名前を伺えますか？
- Could I have your company name, please ? 会社名を教えていただけますか。
- Could you tell me the name of your company? 御社名を教えていただけますか？
名前を聞く質問は「Who are you?」や「What is your name?」があります。これらは日本語で「あなた誰？」となれなれしく問うような表現です。
口調によっては不親切で、相手に失礼な印象を与える恐れがあります。ビジネスシーンでの使用は避けるようにしましょう。
担当者を確認する
誰宛ての電話か、担当者を尋ねたいときのフレーズを紹介します。
- Who would you like to speak/talk to? 誰におかけですか？
- May I ask who you’d like to speak/talk to? 誰におかけですか？
「Would like to」は「Want to」を丁寧にした言い方です。「Speak to」は「Talk to〜」と言い換えることもできますが、「Speak to〜」のほうが、よりフォーマルな印象を与えられます。
同じ名字が2人いる場合もあるでしょう。その際は、どちらか特定できるように以下のフレーズを覚えておくと便利です。
- There are two Suzukis here. Do you know which department he/she belongs to? 鈴木は二人おりますが、所属部署はご存知ですか？
担当者に取り次ぐ（内線）
担当者に取り次ぐ際に使えるフレーズを紹介します。必ず一言伝えてから取り次ぐようにしましょう。
- Hold on, please. 少々お待ちください。
- Just a moment, please. 少々お待ちください。
- Could you hold on for a moment? 少々お待ちください。
「Hold on, please.」「Just a moment, please」は、日本語訳では「少々お待ちください」です。しかし英語の電話対応で使う場合は、「おつなぎします」の意味も含まれています。
「電話をつなぐ」ことをしっかり伝えるなら、「I’ll put you through〜.」や「I’ll transfer you to 〜.」がより適切です。
- I'll put you through to the Product Development Department. Just one moment, please? 商品開発部に転送します。少々お待ちください。
- I'll transfer you to the person in charge. 担当者におつなぎします。
- Let me transfer you to the Human Resources Department. 人事部におつなぎします。
電話を取り次いだことを同僚に伝える際は、以下のフレーズで対応できます。
- There is a call for you on line three. 3番の回線にあなたへの電話が入っていますよ。
- Jhon, you have a phone call from Mr. Yamada of Company A on line two. ジョンさん、A社の山田さんから内線2番にお電話です。
「There is a call for 〜」は「〜に電話です」を意味します。「on line three 」と言うことで3番の回線にかかってきていることを伝えられます。
担当者が不在（会議中・外出中など）の場合
担当者が会議中や外出中で不在のこともあるでしょう。
電話に出られない具体的な理由を述べない場合は、以下のフレーズで対応できます。
- I’m afraid he’s not available right now. すみません。彼は今電話に出られません。
- I’m sorry. She’s not available right now. すみません。彼女は今電話に出られません。
「I’m sorry」や「I’m afraid」を加えると丁寧な印象を与えられます。「He’s/She’s not available 」で電話に出られないことを伝えられます。
具体的な理由を伝える場合は、以下の例文を参考にしてください。
- I'm sorry, but Debra is out of the office now. 申し訳ありませんが、デブラは今、外出中です。
- She is out on vacation. 彼女は休暇で不在です。
- He’s on the other line right now. 彼はただいま他の電話に出ております。
- He is in a meeting at the moment. 彼はただいま会議中です。
- I’m afraid he is on a business trip. すみません。彼は出張中です。
担当者が不在ならやっておきたい対応方法
状況に応じて使い分けられるように、複数の言い方を練習しておくといいでしょう。
担当者が不在でスケジュールも分からない場合は、以下の例文で対応することができます。
- I'll check her schedule and call you back. 彼女の予定を確認して、折り返します。
「call back」が一般的ですが、「return call」もよく使われるフレーズです。
担当者から折り返しさせる場合は、以下の例文を参考にしてください。
- I’ll ask him to call you as soon as he gets back. 戻り次第、折り返すように伝えます。
- I'll have her return your call. 折り返しさせます。
- Would you like him to call you back later? あとで折り返しさせましょうか？
「ask her to call」や「have him return 」 で、担当者に電話を折り返しさせることを意味します。
伝言を受ける場合は、以下のフレーズを使うことができます。
- Can I take a message? 伝言を預かりましょうか？
- Would you like to leave a message? 伝言を残しますか？
電話を切る
最後は、電話をしてくれたことに対するお礼や挨拶をして電話を切りましょう。日本語だと「それでは失礼します」にあたる部分です。
- Thank you for calling. Good bye. お電話ありがとうございます。失礼します。
- Have a nice day. Good bye. 良い1日をお過ごしください。
- I hope that helps. お役に立てたとしたら幸いです。
- Is there anything I can help? 他にご用件はございますか？
余裕があれば「Is there anything I can help?」と他に要件がないかを聞くことで、親身な印象を与えられます。
【ビジネス向け英語フレーズ】電話をかけるときの対応
顧客や取引先に電話をかける時の対応方法を紹介します。
実際に電話をかける前に、話したい内容をしっかりと整理しておくことが成功の鍵です。ここで紹介するフレーズを使って実践的に練習しましょう。
自分の名前・社名を名乗る
まずは名前・社名の名乗り方です。
- Hello, this is Mai from A Corp. こんにちは。A社のマイです。
- Good afternoon, this is Jun Satoh calling from A Corp. こんにちは。A社のサトウジュンです。
日本語では「A社のサトウです」と社名・名前の順で伝えますが、英語では「This is Satoh from A」と名前・社名の語順になります。
面識のある相手には、ファーストネームだけを名乗っても問題ありません。面識のない相手や目上の人にかける場合は、フルネームを伝えるほうが適切です。
担当者につないでもらう
日本語だと、「〜さんはいらっしゃいますか？」にあたる部分です。
- May I speak to Adam? アダムとお話ししたいのですが
- May I speak to the section chief, please? 課長はいらっしゃいますか？
- Could you transfer me to the HR? 人事部に繋いでいただけますか？
- Is Adam available? アダムさんはいますか？
「May I spleak to〜」の後に、名前や職名を入れて「〜さんはいらっしゃいますか？」と尋ねます。「Could you~」は「Please」と言い換えることもできます。堅苦しくない雰囲気にしたい時に使うと良いでしょう。
面識のある相手の場合は「Is Adam available?」と聞いても失礼にはなりません。
用件を伝える
英語で用件を伝える時は簡潔に伝えます。状況に合わせて使い分けできるように。練習しておきましょう。
- I'm calling about the email you sent me. あなたが私に送ってくださったメールについてお電話しました。
- I’m calling to arrange an appointment. アポイントの調整をしたく、ご連絡しました。
- I’m calling about the meeting tomorrow. 明日のミーティングについてご連絡しました。
挨拶と合わせて用件を伝えると、スムーズな流れで話せます。ビジネスの場では「Hello, this is Saki from A Corp speaking.」と名前を述べ、すぐに「I’m calling about 〜」と用件を伝えます。
折り返しの電話をした場合は、以下のフレーズを使います。
- I’m returning her call. 電話をいただいたので折り返しです。
担当者の不在時にやっておきたいこと
自分の話したい相手が不在の場合に使えるフレーズです。
伝言を残したいときは、以下のフレーズで対応できます。
- Can I leave a message? 伝言をお願いできますか？
- May I leave a message? 伝言をお願いできますか？
- Could you please take a message? 伝言を受け取ってもらえますか？
もっとも丁寧な言い回しは「Could you please take a message?」です。より端的に「Can I leave a message」と伝えても構いません。
その後は、「Please tell him〜（彼に〜と伝えてください）」と続ければ伝言を残せます。
電話を折り返してほしい場合や、後でかけ直す場合は以下のように伝えましょう。
- I’ll call back later. あとでかけ直します。
- I’ll give her a call at a later date. 後日あらためてお電話します。
- When’s a good time to call back? いつ頃お電話を差し上げたらよろしいでしょうか？
- Could you tell him to call me back, please? 折り返しをするよう伝えてくださいますか？
- Would you mind asking him to call me back? 折り返しのお電話をいただくよう、伝えてくださいますか？
電話を切る
電話を切る際に使える、代表的なフレーズを紹介します。
- Have a nice day. 失礼します。
- Thank you for your time. Good bye. お時間ありがとうございました。失礼します。
- It was nice talking to you. お話できてよかったです。
ただし、挨拶だけでなく最後に内容の確認を行うことが、国際的なビジネスマンの間では一般のならわしです。
内容の確認をして電話を切る場合のフレーズです。
- OK, so I guess I’ll see you next Tuesday. ではまた。来週の火曜日にお会いしましょう。
- Well, then I guess I’ll see you next week. ではまた。来週お会いしましょう。
- Well, I’ll send you the document by the end of the day. では、本日中にドキュメントをお送りします。
「OK」や「Well」を使うことで、自然に話を終わらせる雰囲気づくりができます。内容の確認をしたら「Have a nice day.」と挨拶をして電話を切りましょう。
補足①担当者への携帯電話のかけ方
携帯電話のかけ方は固定電話とほとんど同じですが、番号が間違っていないか一言確認を入れると自然です。
- Hello. Is this Mr. Smith’s cell/mobile phone? もしもし。スミス様の携帯電話でお間違いないでしょうか？
補足②留守番電話の残し方
留守番電話に切り替わったら落ちついて伝言を残しましょう。
伝えるべきことは「名前・社名・用件」の3つです。はっきりと端的に話すことを心がけてください。
- Hello Mr.Lee. This is Rika from A corporation. I need to discuss something with you ASAP. I will call back again later. Lee様、お世話になっております。A社のリカです。急ぎでお話したい用件がございます。また後ほどかけ直します。
- Hello, this is Ryo from A Corp. I am calling regarding our new products. Please call me when it’s convenient for you. こんにちは、A社のリョウです。当社の新製品の件でお電話させていただきました。ご都合のよろしいときにお電話ください。
留守番電話に切り替わることを想定して、メッセージ内容を準備しておくといいでしょう。
補足③ホテル・レストランへの電話のかけ方
海外出張先のホテルやレストランに電話をかける場合に使えるフレーズを紹介します。
- I’d like to make a reservation for three for tomorrow evening at six. 明日6時に3名で予約を取りたいのですが。
「I’d like to make a reservation.」を使って予約したいことを伝えましょう。例文のような長い文章を言う自信がない場合は、これだけでも伝えられれば、相手から時間や人数を聞いてくれます。
その場合は、以下のように答えましょう。
・It’s for Friday, the 15th, at 6 o’clock. 15日の金曜日、夕方6時にお願いします。
・There will be four of us. ４人です。
前置詞の使い分けに気を付けましょう。予約時間は「at」、曜日や今夜、明日などの大まかな日程は「for」を使います。
トラブル時に役立つ英語でのビジネス電話対応
トラブルが起きた際に使えるフレーズを紹介します。
普段から練習しておくことで、急なトラブルにも落ち着いて対応できます。ご自身に起こり得るシチュエーションを想定して、咄嗟に口から出るようにしましょう。
外線電話のかけ方がわからない
外線電話のかけ方が分からない場合は、自分から周りにいる先輩社員や同僚に尋ねてみましょう。
I'm not sure how to make an external call. 外線電話のかけ方がわからないんです。
かけ方がわからないことを伝え、相手に間接的に助けを求める表現です。全く分からない場合は「I don't know how to 〜」とも言えますが、ビジネスの場面では「I'm not sure how to〜」のほうが一般的です。
電話が途中で切れた
状況に応じて使い分けられるようにしましょう。
- I'm sorry, we got cut off. 申し訳ございません。電話が切れてしまいました。
- I’m afraid I hung up the phone by mistake. すみません。間違って電話を切ってしまいました。
「got cut off」は電話が切れたことを意味します。「got disconnected」と言い換えることもできます。自ら誤って切ってしまった場合は、「I hung up the phone by mistake」と伝えます。
間違い電話がかかってきた
間違い電話がかかってきた時は、相手に間違っていることを丁寧に伝えましょう。
- I’m sorry. You’ve reached the wrong number. 番号をお間違えのようです。
- I think you have the wrong number. 番号をお間違えのようです。
- Excuse me, what number are you calling? 失礼ですが何番におかけですか？
文頭に「I’m afraind」や「I’m sorry」などの表現を入れることで丁寧な印象を与えられます。
うまく聞き取れない
うまく聞き取れない場合は、遠慮せずに伝えましょう。
相手に話し方を変えてほしい場合は、以下のフレーズを使うことができます。
- Could you speak louder, please? 大きい声で話していただけますか。
「more slowly(ゆっくりと)」や「more clearly(はっきりと)」と続けて、聞き取れない要因に合わせて使い分けられるといいでしょう。
特定の言葉が聞き取れなかった場合は、以下のように聞き返すことができます。
- I couldn’t hear the word before 〜. 〜の前の言葉が聞こえませんでした。
ただし「Sorry?」だけでも「もう一度言ってください」と相手に伝わります。
英語の意味が理解できない
英語の意味が理解できない場合は、うやむやにせずに分からないことを伝えましょう。
- Sorry, I don't understand what you mean. 申し訳ございません。 仰っている意味がよくわかりません。
ミスコミュニケーションが起きそうな場合は、メールでのやり取りを促せると安心です。
- My English is not very good, could you email me instead please? 英語に自信がないのでE-mailで連絡をもらえませんか？
どうしようもない場合は、英語が話せる人に引き継ぐのも一つの手です。その場合は次のように伝えましょう。
- Hold the line, please. I will get someone who speaks English. そのままお待ちください。誰か英語が話せるものに代わります。
英語でビジネス電話ができるようになるにはアウトプットが大切
Monicoコーチ
この記事では、ビジネスの電話対応で使えるフレーズを紹介しました。英語の電話対応には定番の流れがあります。基本のフレーズやお決まりのやり取りを覚えておきましょう。
しかし、実際に電話で話してみると、聞き取れない・伝わらない・緊張から言葉が出ないなどの問題が起こります。
実際の電話対応ができるようになるコツは、実際のシチュエーションを想定した自習を繰り返し行うことです。
このトレーニングは、AI英会話アプリ「スピークバディ」がおすすめです。スピークバディでは、キーフレーズを実際の会話の中で練習する学習法で、必要な場面でとっさに対応できる瞬発力が身につきます。
対面で英語を話すと緊張してしまう人も、AIが相手なので、心理的なストレスなく何度も特訓ができます。
更に、フィードバック機能つきなので、文法は正しいか、発音は伝わっているかまで確認しながら学習を進めることができます。
スピークバディで実際に学べるフレーズを見てみましょう。
【スピークバディの英語フレーズ】
- Hello, this is 〜 from ... speaking もしもし、...の～です
- out of the office 外出中である
- call 〜 back 後ほど～に電話する
- May I speak to 〜? 〜とお話ししたいのですが
- There is a call for 〜 on line ... ...番に～への電話が入っている
- I'm calling about 〜 〜についてお電話しました。
- Could you speak 〜, please? 〜で話していただけますか
- Could you spell 〜? 〜のスペルを教えていただけませんか
- I'll transfer your call to 〜 電話を～に取り次ぐ
- on another line 別の電話に出ている
- Would you tell me the number for 〜? ～の電話番号を教えてくれませんか
スピークバディでは、このようなフレーズをシチュエーションごとに練習できます。
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